Muita gente teve dificuldade para administrar a vida pessoal e profissional devido às novas rotinas de home office que aconteceram nos últimos tempos. Se você precisa de ajuda para gerenciar seu tempo e conseguir fazer tudo o que precisa, sem chegar ao fim do dia com aquela sensação de exaustão, certamente esse conteúdo é pra você!
O segredo para gerenciar melhor seu tempo é organização. Mas na verdade a dificuldade das pessoas é justamente em organizar os compromissos, certo?
O dia tem 24 horas e isso não tem como mudar. Então é preciso saber administrar o relógio. Como fazer isso de maneira produtiva? Faça uma lista com todos os seus compromissos e coloque em uma planilha!
Uma boa analogia é a planilha financeira onde se divide “contas fixas” e contas variáveis. No caso do tempo e dos compromissos, todo mundo tem o “fixo” e o “variável”, que aqui vamos chamar de “janela”.
10 dicas para gerenciar seu tempo e ganhar produtividade
1. Autoconhecimento é a chave do sucesso
Este é o primeiro grande segredo. Isso porque cada pessoa tem um perfil e organismo com necessidades específicas. Algumas pessoas, por exemplo, precisam de menos horas de sono do que outras. Mas uma coisa é certa, todo mundo consegue administrar melhor o tempo quando se planeja e se programa.
Então comece fazendo alguma atividade para desenvolver seu autoconhecimento. Terapia, meditação, yoga, natação, clube de leitura, enfim, o que estiver de acordo com o seu perfil para despertar gatilhos mentais de autoconhecimento.
Quando você conhece bem seu funcionamento, suas habilidades e limitações, organizar o tempo fica mais fácil. Por exemplo: se você sabe que funciona melhor à noite, ou seja, que o seu rendimento para trabalhar tem perfil noturno, tente negociar o horário no seu trabalho. Se não for possível, busque alternativas para “despertar seu cérebro”, de dia. Outras dicas virão a esse respeito.
O autoconhecimento é essencial para a organização da vida; pessoal e profissional. Por exemplo, se você sabe que precisa de 30 minutos depois de uma reunião para organizar as ideias discutidas ali, e a reunião dura em média 1 hora, quando for fazer sua agenda, você irá reservar 1h45 para aquela reunião… Agora um exemplo pessoal. Se você demora 1 hora para chegar ao seu trabalho e leva mais 1 hora para se arrumar, levante 2h30 antes.
Em ambos os exemplos foi colocada uma margem. Acredite, isso fará diferença para que no fim do dia você consiga fazer tudo o que foi programado, sem sentir exaustão.
2. Siga sua Programação com a ajuda de uma Agenda
Na dica anterior já começamos a falar sobre programação, correto? Então para gerenciar seu tempo é fundamental ter sua programação em uma agenda. Seja ela física ou digital, centralize seus compromissos em uma só.
Se você tem filhos e precisa conciliar escola e atividades extracurriculares com o trabalho, você já entendeu o porquê de centralizar tudo em uma só. Mas, se essa não é sua realidade, ainda assim você tem compromissos pessoais e profissionais que não podem ser agendados em horários conflitantes.
Na sua agenda tenha “janelas”. Ou seja, um horário marcado para não marcar nada (rs). Isso é essencial para que você tenha “brechas” para:
- Imprevistos
- Compromissos de última hora (que neste caso não irão atrapalhar o seu dia)
- Simplesmente não fazer nada ou fazer algo “a toa”
Produtividade tem a ver com boas entregas e não com horas trabalhadas; lembre-se disso! Quando você faz uma programação na agenda, com a margem citada na dica 1 e a janela comentada aqui na 2, certamente você não corre o risco de agendar coisas demais que fatalmente vão resultar em:
- Frustração – por não cumprir
- Exaustão – para conseguir fazer tudo o que programou
- Retrabalho – porque fez tudo correndo e não ficou bem feito
3. Trabalhe com Metas e Objetivos factíveis
Traçar metas e objetivos factíveis é uma maneira de organizar os compromissos e responsabilidades sem atropelos. Em outras palavras, não adianta agendar 5 reuniões para um período de 5 horas pois fatalmente isso será inviável e vai gerar frustrações e desconfortos desnecessários.
Para atingir as metas é preciso definir objetivos. Logo, se o dia tem 24 horas e você traçou como meta usar 8 horas para trabalhar, estabeleça metas que você consiga realizar dentro dessas 8 horas. Use seu autoconhecimento e sua agenda a seu favor. Saiba qual caminho quer seguir e trace a rota.
No decorrer do dia outras tarefas podem aparecer, reorganize seu tempo e prioridades, se for o caso, e continue no caminho traçado. As “janelas” ajudam muito nessas situações.
4. Alimentação e Atividade Física – Potencialize sua produtividade
Cuidar da alimentação e da saúde física e mental ajuda muito na produtividade. Não precisa fazer tudo todo dia. Ou seja, você não precisa meditar, fazer atividade física, ler, dançar, ter momentos de ócio, etc, etc, etc, todos os dias. Mas se você organiza sua agenda e age de maneira disciplinada, seu cronograma flui e favorece sua saúde.
Isso porque, quando a cabeça está cansada ou preocupada, a produtividade cai. Quando a alimentação é desregrada quanto a horário e qualidade, a imunidade cai e consequentemente a produtividade também.
Então tenha disciplina de horário. Dias e horários em que você faz atividade física, meditação, clube do livro ou o que quer que faça para alimentar corpo e mente, serão aliados. Tenha compromisso com você. No horário da sua Yoga não marque reunião. Claro que o cliente não precisa saber do seu compromisso; diga apenas “esse horário já tenho outro compromisso”. Ainda que seu compromisso seja ler um livro pois você delimitou que as quartas-feiras das 11h às 11h30 é seu momento de leitura…
5. Cronograma – Trace um Planejamento
Já que estamos falando de agenda e disciplina, o cronograma é outro ponto chave. Claro que a flexibilidade deve existir sempre, mas especialmente nos casos que estão fora do nosso controle. Por exemplo: você precisa agendar um horário no dentista. De modo geral, a prioridade é nos adequar a agenda do médico, então se o único horário é conflitante com algum compromisso seu, será preciso flexibilizar.
Ter um cronograma mensal normalmente ajuda a diminuir a fadiga. Especialmente quando a pessoa costuma ter muitos compromissos. Revisitar esse cronograma semanalmente contribui também para adaptar o que é possível, afinal algumas semanas são mais corridas mesmo.
Na medida do possível faça um cronograma e siga. Lembrando sempre de levar em conta o autoconhecimento e verificar se pra você funciona melhor algo mensal, semanal ou quinzenal.
Algumas atividades exigem mais tempo e atenção que outras. Por isso o cronograma mensal te ajuda a enxergar melhor seus compromissos de médio-longo prazo, como cursos, viagens, palestras, etc.
6. Otimize seu tempo com ou sem Imprevistos
As “janelas” são ótimas oportunidades de otimizar o tempo de fato, como quando você consegue “antecipar” um imprevisto e sobra tempo para fazer algo útil. Por exemplo: você saiu mais cedo para um compromisso para evitar trânsito e chegou muito antes. É possível checar e-mails, fazer ligações pendentes, ou fazer algo que, naquele espaço de tempo você sabe que dará conta de fazer bem feito.
Agora considerando que naquele dia foi tudo cronometrado. Ou seja, seu cronograma fluiu sem imprevistos. Você pode otimizar seu tempo antecipando alguma tarefa do dia seguinte ou simplesmente ir descansar um pouco mais cedo.
7. Saber dizer não e estabelecer prioridades são habilidades para gerenciar seu tempo
Você percebe que está no caminho certo da gestão do seu tempo quando aprende a dizer não. Tem um ditado que diz assim “urgente é tudo aquilo que um imbecil não fez em tempo hábil e quer que um idiota faça em tempo recorde”. É um pouco agressivo, mas se olharmos com certo distanciamento… faz sentido. Muitas das “tarefas urgentes” que aparecem no dia a dia podiam ter sido planejadas. Neste contexto o ditado cabe bem. O ditado ilustra a ideia do “saber dizer não” significa “dizer sim”. Ou seja, quando eu digo “não vai dar tempo de entregar isso hoje”(por não estar dentro do planejado e do cronograma), eu estou dizendo sim para a minha organização e para a gestão do meu tempo.
A lógica das prioridades segue este mesmo caminho. Muitos “não tenho tempo pra isso”, significa na realidade “isso não é uma prioridade pra mim”.
Na vida pessoal, por exemplo, só priorizamos o cuidado com a saúde quando já estamos doentes. Ou seja, nunca temos tempo para ir ao médico como ação preventiva. Mas quando estamos passamos mal “arranjamos tempo” e ainda achamos ruim quando não há uma data próxima para uma consulta.
Já no campo profissional, estabelecer prioridades é o caminho para evitar as “urgências”. E, neste caso, a lista de prioridades começa considerando prazo de entrega, grau de dificuldade para realizar uma tarefa e tempo que será necessário para que a entrega aconteça no prazo.
Em outras palavras, devo começar o dia sabendo todas as entregas que preciso fazer naquele dia e, verificando que será inviável por alguma razão, já estabelecer logo no começo qual é a prioridade. Assim, os prazos são remanejados e a qualidade garantida.
8. Delegue funções
Para ganhar em produtividade, gerenciar seu tempo passa impreterivelmente pelo aprendizado de delegar funções e descentralizar tarefas. Essa simples ação é uma atitude inteligente e saudável que potencializa as entregas e aumenta o conhecimento de toda equipe.
Quando as tarefas são divididas ou compartilhadas as soluções tendem a ser mais criativas, disruptivas e sobra mais tempo para todos os envolvidos. Desde que tudo esteja claro no cronograma de todos.
9. Ócio criativo, sono e lazer
Você sabia que o cérebro humano precisa de ócio, lazer e sono para funcionar bem, certo? É nos momentos de lazer ou da atividade física por exemplo que o hormônio ou os hormônios do prazer são liberados (endorfina, ocitocina, serotonina e dopamina).
O ócio como objeto de descanso ou de gatilho da criatividade é também fundamental para a saúde da mente humana. Por isso saber se divertir e se desconectar também deve estar no seu radar na hora de montar sua agenda da semana.
Esse momento de ócio pode ser no horário de trabalho e não necessariamente somente no dia de folga ou no fim de semana. Muitas vezes ficar insistindo em uma tarefa que não está fluindo com o objetivo de concluir pode ser confundido com foco, mas é só stress. Nesses momentos, fazer outra coisa pode ser um ócio conhecido por “ócio criativo”. Lembram das “janelas” na agenda? Pois é! São altamente produtivas.
10. Como manter o foco e driblar as distrações?
Já que falamos sobre o que não é foco, agora chegamos a ele. Manter o foco e a concentração ajuda no contexto da gestão do tempo, pois, por ter autoconhecimento você saberá estabelecer quanto tempo leva para aquela tarefa, quando ela está tomando demais o seu tempo ou quando o foco virou stress.
Quando falamos em manter o foco é no sentido de: manter o celular no modo silencioso para que o mesmo não se torne uma distração. Ou, desligar o som ou a TV. Ou ainda não abrir muitas abas no computador que possam tirar sua atenção da atividade em questão.
Para que o cronograma se cumpra, a concentração será essencial na gestão do tempo. Outra distração muito comum é pensar nas outras atividades do dia. Tente esquecer. Se você precisar, use um cronômetro ou despertador… Para algumas pessoas isso gera ansiedade, para outras disciplina. Se você tem um autoconhecimento sobre isso, use a seu favor.
Para atingir melhor resultado e como consequência trocar frustração por realização é importante:
- Reduzir conversas e bate-papo nos dias em que sua agenda está cheia
- Reavaliar a necessidade de reuniões e o tempo delas com burocracias sem fundamento
- Equilibrar objetividade de diálogos com ócio criativo e a disciplina do cronograma com flexibilidade
Por fim, mas sem esgotar o assunto, entender que ser “multi” não significa fazer várias coisas ao mesmo tempo e sim ter múltiplas capacidades e habilidades. Ou seja, não se boicote com a falsa premissa de “otimizar o tempo”; esse pode ser o grande gargalo caso precise gastar mais tempo refazendo algo depois.
As listas ou exemplos foram apenas sugestões com objetivos de despertar gatilhos sendo adaptáveis a perfis e realidades diferentes.
Se a vida fosse uma ciência exata tudo isso se resumiria em um cálculo simples: 24 dividido por 3 = 8. Ou seja, 8 horas de sono + 8 horas de trabalho + 8 horas para as outras atividades (deslocamento, lazer, alimentação, consultas médicas, tarefas cotidianas – cozinhar, cuidar da casa, etc). Mas não é assim que funciona, porque a vida é subjetiva e cheia de nuances. Por isso gerenciar seu tempo é algo extremamente personalizado.
Espero que tenham gostado e que seja bastante útil.
Precisando de ajuda para gerenciar seu tempo otimizando o tempo da gestão de comunicação? Entre em contato com a gente e delegue esse trabalho para nossa equipe de marketing 😉